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Un Asistente Administrativo es quien efectúa una pluralidad de funcionalidades, en la mayoría de los casos, en las oficinas centrales de las organizaciones o instituciones. Las actividades de asistente administrativo son muy variadas y son los encargados de apoyar en todos los ámbitos administrativos.
Gracias al perfil profesional de un Asistente Administrativo es que, en una oficina todos los departamentos logran funcionar ordenadamente. Esto se debe a que las actividades de asistente administrativo se basan en mantener el orden y el correcto funcionamiento de un departamento
Si miramos el pasado, vemos que en la antigüedad los altos cargos administrativos eran llevados a cabo por la máxima autoridad, el cual contaba con varias personas quienes lo apoyaban en todas sus labores. En la actualidad, el rol y las actividades de un asistente administrativo se asemejan a los antiguos colaboradores.
Por lo tanto, las funciones y actividades de asistente administrativo son de gran relevancia en todos los campos profesionales, pues estos son los encargados de acompañar al profesional o encargado de un departamento a alcanzar los objetivos de una organización.
El auxiliar administrativo es uno de los cargos más importantes dentro de una empresa, ya que estos son interdisciplinarios y pueden desempeñarse en cualquier ambiente o necesidad que tenga la organización. Además, es imprescindible que este profesional tenga una actitud agradable y positiva.
Una de las características principales de este profesional, es que es un apoyo múltiple para diversas áreas. Por ende, las actividades de asistente administrativo son muy variadas y pueden trabajar en áreas de recursos humanos, contabilidad, ventas, etc.
Desde luego, para llevar a cabo todas estas labores el asistente administrativo debe desarrollar habilidades y competencias, donde destacan la paciencia, la organización, planificación y desenvolvimiento social. También, es necesario que cuente con manejo de programas de oficina y capacidad de comunicarse con clientes.
Si te interesa la labor del asistente administrativo, sin dudas debes conocer cuales son las competencias básicas de este profesional. Estas destrezas y competencias son desarrolladas a través de la formación y la experiencia laboral.
Estas son algunas competencias básicas que todo asistente administrativo debe desarrollar para desenvolverse correctamente en su puesto de trabajo. Por ende, si te interesa esa carrera, asegúrate de desarrollar y fortalecer estas competencias.
Podemos decir, que las actividades de asistente administrativo son muy claras ya que derivan a trabajos de oficina, a continuación te mencionamos sus principales funciones:
Una de las funciones primordiales de un auxiliar administrativo es contribuir a los miembros de la oficina con la administración de documentos y archivos.
Habitualmente esta labor está relacionada con la organización y gestión de archivos. No obstante, en ciertas situaciones en las actividades de un asistente administrativo podría ser primordial que escriban, editan y examinen documentos.
La organización de eventos de oficina frecuenta la responsabilidad y habilidades de los asistentes administrativos. La medida de esta responsabilidad podría ser variable conforme el tamaño de la compañía; un acontecimiento podría ser sencillamente una junta o un almuerzo de negocios.
La atención a usuarios frecuenta ser una de las actividades de asistente administrativo más frecuentes; el público al cual se enfoca la atención es dependiente del tamaño de la organización y su orientación de comercio. En esta situación su competencia va a ser orientarlos en el cumplimiento de su agenda y reuniones con la gerencia u otras zonas de la organización.
En la categoría de atención a usuarios se incluye la atención telefónica.
La administración de agendas frecuenta ser una de las actividades de asistente administrativo. Esta competencia incluye recibir las demandas de citas y reuniones vía telefónica, presencial o por internet, y organizarlas en la agenda según los criterios definidos.
En ciertos casos los asistentes administrativos deben tener habilidades administrativo contable, son causantes del monitoreo y el registro de los costos que se generan en la organización; dichas competencias tienen la posibilidad de ser primordiales, como el registro de ciertos costos en una hoja de contabilidad.
La administración de recursos tecnológicos además hace parte de las funcionalidades de los asistentes administrativos, según su cargo laboral. En este sentido, su responsabilidad es asegurar que cada uno de los instrumentos elementales para el manejo de la compañía operen bien.
La recepción, entrega de correspondencia y paquetería va a ser una de las actividades de asistente administrativo. Este va a estar al tanto de los seguimientos de envío y de la ejecución de pagos si de esta forma fuese primordial; paralelamente, debería gestionar la correspondencia y entregarla a los apartamentos que corresponden.
En reuniones, es viable que se necesite la existencia del auxiliar administrativo para tomar nota de lo expuesto y después transcribirlo a formato escrito. Lo mismo ocurrirá si algunas conversaciones son tomadas por audio y necesitan ser transcritas.
Si lo que buscas es convertirte en un asistente administrativo, es importante que conozcas ciertas características que te ayudarán a realizar las actividades de una asistente administrativo de manera óptima. Además, estas destrezas van de la mano con tus necesidades personales, por lo que puedes sacarle provecho en distintas áreas.
Entre las habilidades más importantes destacamos:
Ya que conoces las actividades de asistente administrativo y estás considerando dedicarte a esta área laboral, debes saber que lo más importante es que este puesto te guste y te apasione. Esto es de gran relevancia a la hora de elegir un trabajo o una carrera profesional, ya que así te ahorras decepciones y malos ratos.
Ahora bien, para ocupar este cargo es necesario contar con una formación específica. Por lo general, los trabajadores que se desempeñan como asistentes administrativos han realizado cursos en una FP en Administración y Finanzas, o cualquier otro curso relacionado con ello.
Además, también puedes considerar estudiar la carrera universitaria en Administración y Dirección de Empresas, las cuales te servirán para ocupar dicho puesto o incluso cargos mucho más importantes. Sin embargo, esta formación es mucho más larga, con una duración aproximada de 4 años.
Otra de las alternativas para convertirte en un asistente administrativo exitoso y especializado, es a través de los cursos de la Escuela de Negocios Euroinnova. En ella puedes encontrar una amplia formación académica relacionada con la administración y otras carreras similares.
Lo mejor de todo, es que puedes encontrar cursos, talleres, diplomados, especializaciones y masters a los mejores precios y con oportunidad de postularte a una beca. Cabe destacar, que toda la formación de Euroinnova cuenta con titulación certificada y avalada por más de 200 países.
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